百度如何才能搜索到你的网站,品牌营销公司排名,网站做受网站,服装公众号的手机网站怎么做电子邮件是如今工作场所重要的通信工具之一#xff0c;但不是每个人都知道如何很好地使用这个工具。工作邮件也是人际沟通的一种方式#xff0c;和打电话、面谈一样#xff0c;有很多学问讲究#xff0c;所以在发送邮件之前一定要深思熟虑。
【发送#xff0c;抄送但不是每个人都知道如何很好地使用这个工具。工作邮件也是人际沟通的一种方式和打电话、面谈一样有很多学问讲究所以在发送邮件之前一定要深思熟虑。
【发送抄送密抄送你明白吗】 发送——发送是TO只给一个人;这是一个权责关系发送对象是需要对方回馈的内容要针对对方说这个是起码的正规事项上对方也有义务回复你的问题起码要回复已知悉; 抄送——抄送是CC除了发送人还给其他人员看到;其他人员可以看到其他收到邮件的人;如无问题抄送是可以不回复的;职权上来说更像是给相关人员一个知情权;需要注意的是在添加抄送对象时了解被抄送人的职位等级高低还是非常重要的; 密送——密抄送BCC收到密送的人不会显示出来收件人彼此之间不知道。
Q1那比如说一个项目邮件有客户方对应的接口人有部门主任可能都需要发那么如何选择? A1如果我是项目负责人这个邮件内容需要对接的是客户的接口人;那么发送人是接口人抄送是部门负责人; A2可能都需要发我觉得应该了解清楚。避免不必要的麻烦。我会跟发送的人请求看是否需要抄送给他人; A3觉得发送人最好是一个这样比较明确;最直接的事件执行者是唯一接收人其他人全部抄送 #一键转发是个很可怕的东西# 1.我遇见过项目助理给3个项目的负责人跟相关人员发会议通知;然后某项目负责人回复邮件的时候一键转发了所有人。 2.某竞争对手把客户群发的邮件又全部回复了;结果就是他的公司资料信息在客户的所有供应商的电脑上出现了
【附件一定要注意】 1.发送邮件的时候有附件先将附件上传然后写明内容、标题检查完成后再添加发送人、抄送人。 2.#文件命名是个大学问#——附件名称上需注明“事项、提交人名称、时间或者编号”;不添加附件的添加附件但是文件名乱七八糟的、或者是不同版本没有加时间和负责人后缀的都会给对方造成阅读沟通上的麻烦; 3.如果邮件内上传的附件数量较多需要考虑整理打压缩包或者逐个上传、便于领导手机阅读或者在线预览; 4.发给外部客户的文件有很多是不能给客户修改的协议必须用pdf哪怕对方觉得烦也要用;尤其是合同之类的有同事发了图片格式被点名批评现在ps很厉害哦。 5.#沟通很重要#——其实还有一个常见的问题。就是业务沟通一定要清楚。很多时候我要CDR格式文件他非给我AI的虽然这不是文件本身的问题但是我觉得跟前期沟通有关。往往广告公司和设计常见这类问题。 【
格式切切不可忘】 1.FYI——for your information让你知道这个事的意思;不过这个一般都是上级对下级或者平级。不然慎用! 2.office的不同版本间的格式最好还是存成2003版;自己公司统一用07的话倒无所谓;但是如果发给客户要注意了很多地方目前仍使用2003版本高阶的文档无法查阅打不开事小耽搁了时间才是大问题;另外office保存时必须弄成兼容模式。
【快看看你的签名档】 1.自己的签名切勿使用奇奇怪怪的名字例如“奥特曼”、“蝙蝠侠”等不然你可不是奥特曼而会变成笑柄;对方的签名也不要存奇怪的东西我看到过有人存了一个“xx公司某某急性子来件速回”但是你想想当事人看到是什么表情。 2.有几个公司名称邮箱可以设置几个签名档;签名档可以在邮件客户端和邮件后台自由设置;是否要使用英文的话可依据个人习惯但是一定要包含以下内容公司名、姓名、电话、传真(没有可不选)、地址(中英对照);ps签名档内含有超链接可能会被视作垃圾邮件哦! Example 顺颂商祺!/祝今天工作顺心!/祝身体健康! —————— 须臾 xxxx xxxx 【正文汇报要分明】 1.第一段行文里说清楚一共有那几件事汇报例如“各位领导晚上好有关xxx、xx、xxx的事情请参阅如下” 2.然后下面开始分点说明按重要程度列点分标题加粗。后面括号里标注相关的附件;附件名称也修改成附件一、二、三的格式 3.涉及到具体的数据、更改项、需要重点关注的字眼/数字时用下划线标出来; 4.一般要是标题加粗了那分标题的内容里就不会再用加粗了不然视觉效果有点主次不分下划线也能起到这个效果。 5.其实内容很少变字体简化描述不废话要比写一大堆然后再在里面标注重点要好得多。
【发送完成记得提醒】 重要的邮件尤其是有明确时间节点还有直系领导的事情需要通过短信or电话方式提醒;如果觉得直接电话会打搅到对方的会议等那么可以采取首先短信告知如果过一两个小时没有收到回复的短信再去考虑电话通知。 我见过最滴水不漏的采购发邮件完了以后5分钟以内必然收到邮件、短信、电话、QQ;然后抄送给了双方的上一级直属领导。
