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在当今时代电子邮件无处不在尤其是对于商业活动而言。电子邮件的重要性不容忽视因为它在沟通中极为高效。然而电子邮件也存在降低工作效率和阻碍流程的风险。在这种情况下电子邮件群组就是最佳的解决方案。什么是电子邮件组为什么要使用它们它是一个简单而有效的概念可以消除发送大量邮件的压力并有助于更好地组织信息。
什么是电子邮件群组
电子邮件群组是一组被赋予一个共同名称和一个共用电子邮箱地址的电子邮件集合。发送到这个共用电子邮箱地址的每一封邮件都会自动发送给与该群组关联的所有电子邮箱地址。
为什么要使用电子邮件群组
如果你想通过电子邮件向项目团队的所有成员发送更新逐一给他们发邮件将耗费时间。你可以通过为不同部门创建电子邮件群组并向它们发送批量邮件来消除这一步骤。
根据你的使用方式实施电子邮件群组有许多好处。以下是一些值得考虑的优势。
节省时间
创建电子邮件群组最明显的好处是当你向一群人发送大量邮件时可以节省大量时间。你可以为你的组织的不同部门创建不同的电子邮件群组如销售和市场营销、人力资源、研发等。
创建这些电子邮件群组后通过电子邮件向他们发送更新只需点击一下“发送”按钮。
提高了协作和沟通
电子邮件群组还可以确保所有团队成员都得到通知不会因为忘记添加他们的电子邮件地址而遗漏任何人。你可以添加所有相关团队成员以便他们能够跟上进度。
这增强了团队的协作并在组织内部培养了强大的沟通。
增强了组织性
在搜索和排序电子邮件以找到你需要的那封邮件时可能会感到混乱和耗时。但是有了电子邮件群组管理所有的邮件链都会被正确地分组到不同的部门如市场营销、开发、人力资源等。
这减少了在收件箱中搜索和排序关键电子邮件时的摸索。
电子邮件群组的例子
电子邮件群组在各种用例中都很有用。以下是一些电子邮件群组的例子。
项目电子邮件群组
这些是为同一个项目的一群人设置的电子邮件群组。项目电子邮件群组确保所有利益相关者都能了解项目状态和更新。
例如项目电子邮件群组可能包括团队领导、开发团队成员、客户经理、市场营销经理以及在同一个项目上工作的销售团队成员。
部门电子邮件群组
由属于组织特定部门的成员组成的电子邮件群组称为部门电子邮件群组。这种电子邮件群组弥合了部门成员之间的沟通鸿沟。
部门电子邮件群组将根据他们所在的部门拥有成员。一个电子邮件群组可能仅用于人力资源部门另一个用于市场营销渠道等。
公司电子邮件群组
公司可以使用电子邮件群组来发送全公司公告。这将确保相关公司新闻及时传达给员工并帮助在组织内部创造一种联系感。
公司电子邮件群组包括为该组织工作的所有成员。这不包括与他们合作的合作伙伴、第三方供应商和外部机构。
供应商电子邮件群组
就像你需要在组织内部加强沟通一样与供应商保持沟通同样重要。这些是你组织运营所需的外部人员。
供应商电子邮件群组将包含你合作的所有供应商。你还可以根据硬件、软件和其他类别划分供应商电子邮件群组。
客户电子邮件群组
组织与客户建立客户电子邮件群组是一种良好的做法。组织可以利用这个媒介维护良好的客户关系并获得反馈。
客户电子邮件群组可以包含整个客户基础或者根据支持票据、仅限企业客户等进行划分。
电子邮件群组技巧和最佳实践
为了充分利用你的电子邮件群组体验有一些事情需要遵循。这些技巧可以帮助你最大化这一节省时间的功能并提升你的沟通水平。
只添加相关人员
这一点似乎显而易见但在创建电子邮件群组时经常被忽视。为了让电子邮件群组在沟通中有效并防止混乱只添加参与对话的人。
添加相关人员将有助于实现创建电子邮件群组的主要目标即通知所有利益相关者。添加不参与电子邮件群组的人员会导致混乱并为所有人造成混乱的邮件线索。
坚持议程
创建电子邮件群组时明智的做法是建立一个议程并严格遵守。没有议程人们可能会添加与电子邮件群组成员无关的内容。
坚持议程创造了一个环境在这个环境中人们分享对项目产生积极影响的信息这是任何协作媒介的目标。
严格管理
应该有指定的管理员为电子邮件群组设置规则。这些规则应该围绕维护礼仪和遵循适当的礼节。
违反管理员设定的规则的任何人都应该被警告或从群组中移除。
保持一致格式
遵循相同的格式化模式贯穿所有邮件线索是一种良好的做法。这有助于提高清晰度、专业性、组织性和效率。
鼓励电子邮件群组中的人员遵循类似的主题行、常见的字体样式、字号并在邮件对话链中保持相同的语调。
尊重他人
在一个不同想法的人可以协作的媒介中激烈的讨论的可能性很高。尽管跨团队的合作允许专业分歧但这并不涉及整个电子邮件群组。
因此在群组电子邮件共享中尊重他人的意见和时间。养成只发送对整个群组有价值的信息的习惯并推动项目向前发展。
不良的电子邮件习惯
企业严重依赖电子邮件进行沟通尤其是内部团队。这就是为什么识别在建立有效的电子邮件沟通渠道时需要避免的潜意识不良电子邮件习惯至关重要。
在发送电子邮件时我们有时会错误地输入收件人的电子邮件地址。这是一个常见的错误导致邮件被退回。这种情况可能是由于收件人的地址被拼写错误或已过时所致。
为了避免这种情况建议使用电子邮件验证工具并在发送邮件之前始终仔细检查收件人的地址。在您发送邮件后请留意您的收件箱中的退信消息。
当一个电子邮件线索中有许多利益相关者参与并提供他们的输入时当您搜索特定邮件时这可能会成为一场噩梦。这会导致在组织收件箱时浪费大量时间。
使用不当或不相关的主题行发送的电子邮件也可能导致连贯性和清晰度问题。
一个杂乱无章的收件箱没有适当的顺序从长远来看可能会损害您的生产力——甚至您都没有意识到。首先这会让您看起来不专业。看到所有未读邮件会给您带来压力。
养成从不需要的供应商和商家那里退订的习惯并清理那些对您的工作没有价值的邮件。
总结
对于企业来说为了为客户创造更多价值时间至关重要。这就是为什么优先考虑让您在更短的时间内做更多事情的实践非常重要。花费大量时间对邮件进行排序和组织的时间可以更好地用在其他地方。
邮件组可以帮助企业做到这一点。通过为任何企业的不同部门创建单独的邮件组您可以安心地知道您所有的邮件都以一种更有条理的方式组织在一起以便您以后可以访问它们。
有了邮件组您可以消除以前花费在收件箱中筛选寻找关键信息或参考其他人的消息的长时间。
