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6 项目工作绩效域
1、有效执行工作绩效域可以实现预期目标#xff0c;主要包含:①高效且有效的项目绩效;②适合项目和环境的项目过那益干系人适当的沟通和参与;④对实物资源进行了有效管理;⑤对采购进行了有效管理;⑥有.处理了变更;⑦通过持续学习和过程改进提高了团队…TOC)
6 项目工作绩效域
1、有效执行工作绩效域可以实现预期目标主要包含:①高效且有效的项目绩效;②适合项目和环境的项目过那益干系人适当的沟通和参与;④对实物资源进行了有效管理;⑤对采购进行了有效管理;⑥有.处理了变更;⑦通过持续学习和过程改进提高了团队能力。
2、为了有效执行项目工作绩效域项目经理需要重点关注:项目过程、项目制约因素、专注于工作过程和能力、管理沟通和参与、管理实物资源、处超录购事宜、监督新工作和变更、学习与持续改进。
6.1 绩效要点
要点具体内容项目过程1.项目经理和项目团队应建立项目过程并对过程进行定期审查检查该过程是否高效、是否存在瓶颈、工作是否按照预期进行、是否存在阻碍等。2.除了有效率之外过程还应该有效果。除了产生预期成果外它们还需要遵守质量要求、法规、标准和组过程评估可以包括过程审计和质量保证活动。3.可按照项目需要使用如下方法来优化过程精益生产法:通过价值流图来测量增值活动和非增值活动之间的比率用以识别是否存在非增值的冗余活动。 召开回顾会议:召开回顾会议或经验教训相关的会议可以使项目团队审查自己的工作方式并在必要时提出改进建议以改善流程和效率。 价值导向审查:以价值为导向审视“下一笔资金应该花在哪里”帮助项目团队确定他们应该继续执行当前任务还是进入下一项活动以便优化价值交付。项目制约因素1.制约因素包括最后交付日期、法律法规、固定预算和质量政策等在整个项目生命周期过程中制约因素可能会发生变化。2.平衡不断变化的制约因素同时维护干系人的满意度是一项持续进行的项目工作 需要在整个项目生命周期过程中持续开展。专注于工作过程和能力为了使项目交付和干系人价值最大化项目工作要聚焦在工作过程交付价值和保护项目团队的工作能力项目团队的高效性和满意度两个方面从而使项目团队专注于交付价值并始终了解项目的进展情况包括何时发生潜在问题、进度是否延迟和成本是否超支等。因此在整个项目生命周期过程中项目经理需要持续根据交付目标对项目进展情况进行评估和预测同时持续评估和平衡项目团队的专注点和注意力使他们保持被激励状态。管理沟通和参与在整个项目生命周期过程中大部分项目工作都需要与干系人进行沟通在项目进行过程中如有大量的新的沟通请求提出说明沟通规划不足以满足干系人的需要 此时需要干系人进一步参与对沟通计划进行变更。管理实物资源1.如果待管理的实物资源比较多可以通过一个集成化的组织层级的物流计划进行管理 2.管理实物资源的目标主要包括:①减少或消除现场的材料搬运和储存;②消除材料等待时间;③最小化报废和浪费;④促进安全的工作环境等。处理采购事宜1.可以根据项目特点选择合同方式。例如项目中有的交付物采用适应型方法有的交付物需要采用预测型方法/鹤体合同可以使用主协议将适应多变的工作放入附录或增补条款中这样可以良活应对变更而不会对总体合同造成影响。2.一旦选定供应商就西装对项目管理计划和相关文件进行更新更新包括供应商日期、资源、成本、质量要求和风险等内容。并将该供应商纳入项目干系人统一管理。 采购在项目生命周期过程中的任何阶段都可进行。监督新工作和变更1.敏捷或适应型项目中项目工作会不断演变和调整。因此可以根据需要将新工作增加到传营事项列表中项目经理持续对项目待办事项列表进行优先级排序并在进度或房受到限制的条件下保证始终完成优先级高的事项。2.在预测型项目中项目经理和项目团队与变更控制委员会和变更的请求者一起协作通过变更控制流程积极管理变更确保范围基准中只包含已批准的变更。学习和持续改进1.项目团队需要定期召开会议确定未来在哪些方面可以做得更好经验教训以及如何在下一次迭代或下一阶段工作中对过程做出改进回顾在不断学习中优化工作方式持续改进过程支持项目完成最优成果。2.项目具有临时性特点项目完成后大部分知识可能会丢失因此项目完成后的知识转移对组织非常重要。知识转救强充分展现项目已实现的价值同时可以将已完成项目的经验扩充到组织的知识库中丰富组织过程资产为组织其他项目使用 提升组织整体能力。
6.2 与其他绩效域的相互作用
项目工作绩效域与项目的其他绩效域相互作用而且对其他绩效域具有促进作用 ①项目工作可促进并支持有效率且有效果的规划、交付和度量 ②项目工作可为项目团队互动和干系人参与提供有效的环境 ③项目工作可为驾驭不确定性、模糊性和复杂性提供支持平衡其他项目制约因素
6.3 执行效果检查
预期目标指标及检查方法高效且有效的项目绩效状态报告:通过状态报告可以表明项目工作有效率且有效果适合项目和环境的项目过程过程的适宜性:证据表明项目过程是为满足项目和环境的需要而裁剪的过程相关性和有效性:过程审计和质量保证活动表明过程具有相关性且正得到有效使用干系人适当的沟通和参与沟通有效性:项目沟通管理计划和沟通文件表明所计划的信息与干系人进行了沟通如有新的信息沟通需求或误解可能表明干系人的沟通和参与活动缺乏成效对实物资源进行了有效管理资源利用率:所用材料的数量、抛弃的废料和返工量表明资源正得到高效利用对采购进行了有效管理采购过程适宜采购审计表明所采用的适当流程足以开展采购工作而且承包商正在按计划开展工作有效处理了变更变更处理情况:使用预测型方法的项目已建立变更日志该日志表明正在对变更做出全面评估同时考虑了范围、进度、预算、资源、干系人和风险的影响;采用适应型方法的项能建立待办事项列表该列表显示完成范围的比率和增加新范围的比率通过持续学习和过程改进提高了团队能力团队绩效:团队状态报告表明错误和返工减少而效率提高
7 交付绩效域
1、有效执行多演效域可以实现预期目标主要包含: ①项目有助于实现业务目标和战略; ②项目实现了预期成果; ③在预定时间内实现了项目收益; ④项目团队对需求有清晰的理解; ⑤干系人接受项目可交付物和成果并对其满意。 2、为了有效执行交付绩效域项目经理需要重点关注价值的交付、可交付物、质量。
7.1 绩效要点
绩效要点具体内容价值的交付如果项目所使用的开发方法支持在整个或含生命周期内发布可交付物,在项目进展过程中就可以向干系人交付价值;而在项目生命周期结束时才发布可交付物的项目则会在项目完成后产生价值。有的项目M项目结束后的一段时间内还可以继续获得价值。可交付物范围明确且相对稳定的项乓常会在项目初期与干系人合作启发并记录需求 而有些项目开始时只有高层级的粗略的需求详细需求会在项目进展过程中逐步细化和明确;还有一些项目会在项目工作进行期间不断提出新的需求。不管是什么类型的项目需求都有可能会随着时间的推移而发生演变都需要对其进行管理。1.需求启发是指引导说出、产生或唤起干系人的需求包括记录相关需求并征得干系人同意。记录需求的要求包括:清晰、可核实、一致性、完整、可跟踪。2.不断演变和发现的需求在采用迭代型、增量型或适应型开发方法的项目中需求一般不能预先明确定义可以使用原型、演示、故事板和模型等方法通过需求的演变让干系人“眼见为实”地制定需求。3.管理需求需求管理人员使用专用软件、待办事项列表、索引卡、需求跟踪矩阵等方法确保需求相对稳定并确保新的和不断变化的需4.定义范围和管理变更。随着需求被识别需要定义范围来满足需求。随着范围被定义还需要识别更多的需求因此与需求一样范围可以预先被定义好也可以随着时间的推移而演变或可以新发现。项目经理和团队可结合范围管理过程的相关要求对范围进行定义和管理。质量质量聚焦于需要达到的绩效水平。与质量相关的成本由项目所在的组织承担。在项目管理中需要在质量和满足质量所付出的成本二者之间寻找平衡
7.2 与其他绩效域的相互作用
交付绩效域是在规划绩效域中所执行所有工作的终点。交付节奏基于开发方法和生命周期绩效域中工作的结构方式。项目工作绩效域通过建立各种过程、管理实物资源、管理采购等促使交付工作。项目团队成员在此绩效域中执行工作工作性质会影响项目团队驾驭不确定性的方式。
7.3 执行效果检查
预期目标指标及检查方法项目有助于实现业务目标和战略目标一致性:组织的战略计划、可行性研究报告以及项目授权文件表明项理向交付物和业务目标保持一致项目实现了预期成果项目完成度:项目基础数据表明项目仍处于正轨可实现预期成果在预定时间内实现了项目收益项目收益:进度表明财务指标和所规划的交付正在按计划实现项目团队对需求有清晰地理解需求稳定性:在预测型项目中初始需求的变更很少表明对需求的真正理解度较高。在需求不断演变的适应型项目中项目进展中阶段性需求确认反映了干系人对需求的理解干系人接受项目可交付物和成果并对其满意干系人满意度:访谈、观察和最终用户反馈可表明干系人对可交付物的满意度质量问题:投诉或退货等质量相关问题的数量也可用于表示满意度
8 度量绩效域
1、有效执行度量绩效域可以实现预期目标主要包含:①对项目状况充分理解;②数据充分,可支持决策;③及时采取行动确保项目最佳绩效;④能够基于预测和评估作出决策实现目标并产生价值。
2、项目经理需要重点关注:制定有效的度量指标、度量内容及相应指标、展示度量信息和结果、度量陷阱、基于度量进行诊断、持续改进
8.1 绩效要点
要点具体内容制定有效的度量标准关键绩效指标项目的关键绩效指标KPI是用于评估项目成功与否的量化的指标KPI有提前指标和滞后指标两种类型。 提前指标:用于预测项目的变化或趋势如果变化或趋势不利项目团队将评估根本原因并采取行动扭转不利趋势它可以降低项目的绩效风险。滞后指标:用于测量项目可交付物或重大项目事件它们在事后提供信息滞后指标反映的是过去的绩效或状况有效度量指标具体的针对要度量的内容度量指标是具体的有意义的度量指标应与基准或需求相关可实现的在人员、技术和环境既定的情况下目标是可以实现的。具有相关性量指标应具有相关性度量结果应能带来价值并且可付诸行动具有及时性有用的度量指标具有及时性新信息比旧信息有用前瞻性信息例如新趋势可以帮助项目团队改变方向并更好地决策度量内容及相应指标可交付物具有关错误或缺陷的信息包括缺陷来源、识别的缺陷数量和已解决的缺陷数量绩效度量指标描述与系统运行相关的物理或功能属性例如尺寸、重量、容量、准确度、可靠性和效率技术绩效度量指标用于度量系统组件是否符合技术要求。可帮助项目团队及时了解技术解决方案的实现进展情况交付在制品任何特定时间正在处理的工作事项的数量。该指标可以帮助项目团队将正在进行的7高项的数量限制到可管理的规模和范围提前期进入待办事项列表到迭代或发布结束的实际消耗时间。提前期越短 表明过程越有效项目团队工作越高效周期时间与提前期相关指项目团队完成任务所需的时间。周期时间越短表则替团队工作越高效如果工作时间相对稳定则可以据此更好地预测未来的工作进展速度队列大小用于跟踪队列中事项的数量。可以将此度量指标与在制品限值进行比较。利特尔法则说明队列大小与事项进入队列的比率和队列中工作事项的完成率成正比。可以通过测量在制品并预测未来的工作完成情况来了解完成时间批量大小可度量预期一次迭代中完成的工作人力投入量、故事点等过程效率通常应用在精益系统中用于优化工作流程的比率可通过计算增值时间和非增值活动时间二者的比率进行衡量。正在等待的任务会增加非增值时间正在开发或正在核实的任务代表着增值时间。这一比率越高表明过程效率越高。基准绩效进度基准常见的度量指标包括:①开始日期和完成日期②人力投入和持续时间 ③进度偏差SV④进度绩效指数SPI成本基准常见的度量指标包括:①与计划成本相比的实际成本也称为燃烧率 ②成本偏差CV③成本绩效指数CPI资源度量指标包括:①与实际资源利用率相比的计划资源利用率。②与实际资源成本相比的计划资源成本。价值成本效益比成本效益比用于确定项目的成本是否超过其收益。如果成本高于收益 结果将大于1.0,在这种情况下除非有监管、社会利益或其他原因 否则不应考虑该项目计划收益交付与实际收益交付的对比组织可以把价值确定为项目实施后将带来的收益。对于预期在项目生命周期内交付收益的项目度量项目进展中交付的收益和价值并与预期收益进行比较以决定继续开展项目还是取消项目投资回报ROIROI是一种将财务回报金额与成本进行比较的度量指标净现值NPVNPV是一段时间内资本流入的现值与资本流出的现值之差干系人净推荐值用于度量干系人愿意向他人推荐产品或服务的程度它的测量范围为-100〜100。高净推荐值不仅可以度量干系人对品牌、产品或服务的满意度也是干系人忠诚度的指标。情绪图用于跟踪重要的干系人的情绪或反应。可以使用颜色、数字或表情符号来表示他们的心情。跟踪项目团队的情绪或单个团队成员的情绪有助于确定潜在问题和需要改进的领域士气情绪图具有主观性还可以通过问卷调查来度量项目团队的士气离职率跟踪士气的另一种方法是查看意料之外的项目团队成员的离职率离职率高可能表明士气低落。预测型完工尚需估算ETC完工估算EAC完工偏差VAC完工尚需绩效指数TCPI回归分析通过考察一系列输入变量及其对应的输出结果建立数学或统计关系 可以用来推断未来的绩效产量分析可评估在固定时间范围内己完成事项的数量。采用适应型方法的项目使用总翼度量指标来评估项目进展情况并估算可能的完成日期。项目团队稳降情况下的持续时间估算和燃烧率有助于核实和更新成本估算。展示度量信息和结果图表类型仪表盘是以电子方式收集信息并生成描述状态的图表允许对数据进行深入分析用于提供高层级的概要信息对于超出既定临界值的任何度量指标辅助使用文本进行解释。仪表盘包括信号灯图也称为RAG图 其中RAG是红、黄、绿的英文缩写横道图、饼状图和控制图大型可见图表大型可见图表BVC也称为信息发射源是一种可见的实物展示工具可向组织内成员提供度量信息和结果支持及时的知识共享。BVC不局限在进度工具或报告工具中发布信息更多时候会在人们很容易看到的地方发布信息BVC应该易于更新且经常更新。一般而言BVC不是电子生成的而是手动维护的因此通常是“低科技高触感”。任务板任务板通过直观看板方式显示已准备就绪并可以开始待办的工作、正在进行和已完成的工作是对计划工作的可视化表示可以帮助项限1随时了解各项任务的状态。可以用不同颜色的便利贴代表不同类型的工作燃烧图燃烧图包括燃起图或燃尽图用于显示项目团队的“速度”此“速度”可度量项目的生产率。燃起图可以对照计划跟踪已完成的工作量燃尽图可以显示剩余工作的数量或已减少的风险的数量度量陷阱霍桑效应霍桑效应指出对某一事物进行度量时会对其行为产生影响因此需要谨慎制定度量指标。例如仅度量项目团队可交付物的输出会鼓励项目团队专注于创建更多数量的可交付物而不是仅仅专注于度量客户更满意的那些可交付物虚荣指标对决策没有帮助的度量指标一般属于虚荣指标。例如新访问者的数量比网站的页面访问量更加有用士气低落如果设定了无法实现的度量指标和目标项目团队的士气可能会下降 因此需要设定拓展性目标和激励人心的度量指标。人们都渴望辛勤工 作得到认可不现实或无法实现的目标会适得其反误用度量指标尽量避免度量指标的误用。例如:专注于不太重要的度量指标;以牺牲长期度量指标为代价专注于做好短期度量工作;为了改进绩效指标开展易于完成的无序活动确认偏见度量过程中应尽量摆脱偏见。人们倾向于寻找并看到支持原有观点的信息可能会导致对数据作出错误解释相关性与因果关系混淆解释度量数据的一个常见错误是将两个变量之间的相关性与一个变量导致了另一个变量的因果性混淆基于度量进行诊断可以针对各种度量指标制定临界值偏差程度将取决于干系人的风险承受力。项目经理需要对于超出临界值的度量进行策划并制订诊断计划基于度量数据进行故障诊断。项目团队不应等到突破临界值届最行动如果可以通过趋势或新信息进行预测 则项目团队能主动提前解决偏腔论断计划是在超过临界值或预测时采取的一组行动。诊断计划的重要性在于限问题并针对需要做的事情制订计划然后持续跟进 确保计划得到实施并确定计划是否有效。持续改进度量、展示度量信息和度量结果的目的是为了持续改进为了优化项目绩效和效率。 度量结果和相关助于:①避免问题或缺陷;②防止绩效下降;③促使项目团队学习提高能力;④改进产品或项目绩效;⑤推动决策;⑥更好地创造价值等。
8.2 与其他绩效域的相互作用
度量绩效域与规划绩效域、项目工作绩效域和交付绩效域相互作用 ①规划构成了交付和规划比较的基础 ②度量绩效域通过提供最新信息来支持规划绩效域的活动 ③在项目团队成员制订计划并创建可度量的可交付物时团队绩效域和干系人绩效域会相互作用 ④当不可预测的事件发生时无论是积极事件还是消极事件它们会影响项目绩效从而影响项目的度量指标。应对不确定事件带来的变更时要同时更新受此变更影响的度量。可以根据绩效度量结果启动不确定性绩效域中的活动例如识别风险和机会 ⑤作为项目工作的一部分应与项目团队和其他干系人合作以便制定度量指标、收集数据、分析数据、做出决策并报告项目状态。
8.3 执行效果检查
预期目标指标及检查方法对项目状况充分理解度量结果和报告:通过审计度量结果和报告可表明数据是否可靠数据充分可支持决策度量结果:度量结果可表明项目是否按预期进行或者是否存在偏差及时采取行动确保项目最佳绩效度量结果:度量结果提供了提前指标以及当前状态可导致及时的决策和行动能够基于预测和评估作出决策实现目标并产生价值工作绩效数据:回顾过去的预测和当前的工作绩效数据可发现以前的预测是否准确地反映了目前的情况。将实际绩效与计划绩效进行比较并评估业务文档可表明项目家现预期价值的可能性
9 不确定性绩效域
1、不确定性包含以下意义 1风险:与不可知未来事件相关的风险。 2模糊性:与不了解当前或未来状况相关的模糊性。 3复杂性:与具有不可预测结果的动态系统相关的复杂性。 2、造成项目不确定性的环境因素主要包括:①经济因素例如价格波动、资源可用性、借款能力以及通货膨胀/通货紧缩;②技术考虑因素例如新技术、与系统相关的复杂性以及接口;③法律的或者立法的约束或要求;④与安全、天气和工作条件相关的物理环境;⑤与当前或未来条件相关的模糊性;⑥由舆论和媒体塑造的社会和市场影响;⑦组织外部或内部的政策和职权结构影响等。 3、为了有效执行不确定性绩效域项目经理需要重点关注风险、模糊性、复杂性、不确定性的应对方法。
9.1 绩效要点
绩效要点具体内容风险为有效驾驭风险项目团队需要在追求项目目标的过程中确定风险临界值即风险可接受的范围。模糊性概念模糊性缺乏有效的理解。通过正式地确立共同的规则并定义术语可以减少概念模糊性情景模糊性当可能出现多个结果时就会出现情景模糊性。有多种解决方案可以解决情景模糊性的问题包括:①渐进明细②实验③原型法。复杂性处理复杂性的方法1.基于系统的复杂性。方法包括:①解耦②模拟。2.重新构建的复杂性。方法包括:①多样性②平衡。3.基于过程的复杂性。方法包括:①迭代②参与③故障保护。不确定性应对方法收集信息可以对信息收集和分析工作进行规划以便发现更多信息来减少不确定性为多种结果做好准备制定可用的解决方案包括备份或应急计划为每一个不确定性做好准备集合设计探索各种选项来权衡包括时间与成、质量与成本、风险与进度、进度与质量等多种因素在整个过程中舍弃无效或次优的替代方案以便项 目团队能够从各种备选方案中选择最佳方案增加韧性韧性是对意外变化快速适应和应对的能力韧性既适用于项目团队成员 也适用于组织过程
9.2 与其他绩效域的相互作用
从产品或可交付物角度看不确定性绩效域与其他7个绩效域都相互作用 ①随着规划的进行可将减少不确定性和风险的活动纳入计划。这些活动是在交付绩效域中执行的度量可以表明随着时间的推移风险级别是否会有所变化。 ②项目团队成员和其他干系人是不确定性的主要信息来源在应对各种形式的不确定性方面他们可以提供信息、建议和协助。 ③生命周期和开发方法的选择将影响不确定性的应对方式。在范围相对稳定的采用预测型方法的项目中可以使用进度和预算储备来应对风险;在采用适应型方法的项目中在系统如何互动或干系人如何反应方面可能存在不确定性项目团队可以调整计划以反映对不断演变情况的理解还可以使用储备来应对不确定性的影响。
9.3 执行效果检查
预期目标指标及检查方法了解项目的运行环境包括技术、社会、政治、市场和经济环境等环境因素:团队在评估不确定性、风险和应对措施时考虑了环境因素积极识别、分析和应对不确定性风险应对措施:与现目制约因素例如预算、进度和绩效的优先级排序保持一致了解项目中多个因素之间的相互依赖关系应对措施适宜性:应对风险、复杂性和模糊性的措施适合于项目能够对威胁和机会进行预测了解问题的后果风险管理机制或系统:用于识别、分析和应对风险的系统非常强大最小化不确定性对项目外付的负面影响项目绩效处于临界值内:满足计划的交付日期预算执行情况处于偏差临界值内能够利用机会改进项目的绩效和成果利用机会的机制:团队使用既定机制来识别和利用机会有效利用成本和进度储备 与项目目标保持一致储备使用:团队采取步骤主动预簪胁有效使用成本或进度储备
